Unser gesellschaftliches und geschäftliches aktives Leben ist oft mit der Teilnahme an verschiedenen Arten von Versammlungen verbunden – sei es eine Aktionärsversammlung, eine Mitgliederversammlung einer Genossenschaft, HOA oder andere öffentliche Versammlungen. Die Rolle solcher Treffen besteht darin, wichtige Fragen im Zusammenhang mit den Aktivitäten öffentlicher Organisationen oder juristischer Personen zu lösen und zu dokumentieren. Die korrekte Wiedergabe der auf der Sitzung angenommenen Beschlüsse in den Dokumenten bestätigt ihre Legitimität und ist ein Rechtsdokument.
Anleitung
Schritt 1
Verwenden Sie zum Erstellen des Sitzungsprotokolls handelsübliches A4-Blattpapier. Der Titel des Protokolls muss den Titel des Dokuments und einen einleitenden Teil enthalten, aus dem der Anlass der Bürger- oder Aktionärsversammlung hervorgeht.
Schritt 2
Geben Sie unter der Überschrift das Datum der Sitzung und die Adresse, an der sie stattgefunden hat, sowie die Anzahl der anwesenden Personen an. Wenn die Anwesenden ihre Teilnahme gemäß dem Anmeldeformular gekennzeichnet haben, muss dies auch im Protokoll festgehalten werden. Reflektieren Sie die Form des Treffens: durch Vorbefragung, durch privaten Auftrag mit persönlicher Anwesenheit oder durch eine kombinierte Teilnahmeform.
Schritt 3
Geben Sie den Namen, den Vornamen und das Patronym des Vorsitzenden und des Sekretärs an, die von der Versammlung gewählt wurden, und geben Sie die Anzahl der abgegebenen Stimmen für, gegen und Enthaltungen bei ihrer Kandidatur an.
Schritt 4
Beschreiben Sie die Liste der auf der Tagesordnung stehenden Themen, beginnend mit den dringendsten, nummerieren Sie sie und dokumentieren Sie die Reden, Debatten und Abstimmungen für jedes Thema, beginnen Sie mit seiner Nummer. Bei der Aufzeichnung von Reden muss nur das Wesentliche des vorgelegten Berichts angegeben werden. Es sollte prägnant, aber in einer Form formuliert werden, die Mehrdeutigkeiten ausschließt. Bei Bedarf kann der Wortlaut der Rede dem Protokoll beigefügt werden. Alle Bemerkungen und Bemerkungen zum Wesen der Rede sind mit Namensnennung zu machen.
Schritt 5
Das Protokoll für jede Ausgabe muss mit einer Entscheidung unter Angabe des Abstimmungsergebnisses enden. Geben Sie nach dem Wortlaut der Erörterung aller Tagesordnungspunkte an, dass der allgemeine Beschluss der Versammlung für geschlossen erklärt wurde.
Schritt 6
Unterschreiben Sie das Protokoll durch den Vorsitzenden und den Sekretär der Sitzung und legen Sie es bei Ihrer Organisation oder deren Vorsitzenden ab.
