Die Personalabteilung eines Unternehmens sieht sich häufig mit der Notwendigkeit konfrontiert, die personenbezogenen Daten von Mitarbeitern zu ändern. Wie werden Arbeitsvertrag, Arbeitsbuch und Personalausweis des Mitarbeiters im Zusammenhang mit einer Namensänderung ordnungsgemäß neu ausgestellt?
Anleitung
Schritt 1
Akzeptieren Sie vom Mitarbeiter einen Antrag auf Änderung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit einer Änderung des Nachnamens (aus familiären und anderen Gründen). Erteilen Sie einen Änderungsauftrag für alle Mitarbeiterdokumente, die von der Personalabteilung und der Buchhaltung verwaltet werden. Die Bestellung muss im Bestellprotokoll registriert werden. Machen Sie die Personalabteilung, die Buchhaltung und den Mitarbeiter selbst mit dem Auftrag vertraut.
Schritt 2
Vor einer Änderung des Arbeitsvertrages muss mit dem Arbeitnehmer eine freiwillige Vereinbarung getroffen werden. Nach Vertragsschluss können Vertragsänderungen durch Streichen des alten Namens und Anschreiben eines neuen über der entsprechenden Spalte vorgenommen werden. Um die Rechtmäßigkeit der Änderungen zu bestätigen, geben Sie den Namen und die Nummer des Dokuments an, auf dessen Grundlage die Änderungen vorgenommen wurden (z. B. Heiratsurkunde / Scheidung). Danach werden die in der Spalte „Nachname“geänderten Daten vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer beglaubigt.
Schritt 3
Basierend auf den Dokumenten, die die Rechtmäßigkeit der Änderungen der personenbezogenen Daten des Mitarbeiters bestätigen, werden auch Änderungen am Arbeitsbuch (auf der ersten Seite oder Titelseite) vorgenommen. Der bisherige Nachname wird mit einer Zeile durchgestrichen, danach wird oben in diesem Eintrag ein neuer angezeigt. Links zu den entsprechenden Zertifikaten (und anderen Dokumenten) sind auf der Innenseite des Umschlags des Arbeitsbuchs angegeben. Und diese Aufzeichnung wird durch die Unterschrift des Arbeitgebers und das Siegel der Personalabteilung beglaubigt.
Schritt 4
Auf der Personalkarte des Mitarbeiters wird sein bisheriger Nachname mit einer Zeile durchgestrichen und ein neuer daneben (oder darüber) angegeben. Der Name und die Nummer des Dokuments, anhand dessen die Änderungen vorgenommen werden, sind gegenüber der Spalte „Nachname“angegeben. In der X-Spalte des Personalausweises können Informationen zum Dokument eingetragen werden ("Zusatzinformationen"). Diese Änderungen müssen von einem Personalreferenten bestätigt werden.
