Eine telefonische Nachricht ist eine kurze, aber wichtige Nachricht, die per Telefon gesendet wird. So informieren sie am häufigsten über die Abhaltung von Sitzungen, Sitzungen, Sitzungen. Die telefonische Nachricht kann auch einen dringenden Auftrag des Leiters enthalten. Telefonnachrichten sind eingehend, die Sie empfangen, und ausgehende, die Sie übermitteln. Beide Typen haben ein ähnliches Design.
Anleitung
Schritt 1
Tragen Sie in der oberen linken Ecke eines Blattes den vollständigen Namen Ihrer Organisation und ggf. den Namen der Struktureinheit ein, z. B. "Verwaltung der Stadt N." und das Bildungsministerium.
Schritt 2
Schreiben Sie oben rechts den Empfänger der Telefonnachricht. Geben Sie die Position, den Nachnamen und die Initialen der Person an: "Direktor der Schule Nr. 37 Ivanov II". Bei mehreren Adressaten entfällt die Angabe der Nachnamen: „Schulleiter der Stadt N.“. Fügen Sie der Telefonnachricht eine vollständige Liste der Institutionen bei, an die es gesendet wurde.
Schritt 3
Geben Sie zwei Zeilen darunter das Wort "Telephonogram" und seine Seriennummer ein. Bei einer abgehenden telefonischen Nachricht geben Sie bitte unten das Erstellungsdatum an.
Schritt 4
Dann folgt der eigentliche Text der Telefonnachricht: „Am 22. Februar um 17.00 Uhr findet im Bildungsdezernat eine Sitzung zur Verbesserung der Aktivitäten der städtischen Schulen statt. Der Besuch der Schulleitung ist strengstens verpflichtend.“Vermeiden Sie bei der Vorbereitung des Textes einer Telefonnachricht Wörter und Wendungen, die für das Gehör schwer verständlich und schwer auszusprechen sind. Denken Sie daran, dass die Nachricht informativ und kurz sein sollte – nicht mehr als 50 Wörter.
Schritt 5
Sprechen Sie bei der Übermittlung einer telefonischen Nachricht Wörter deutlich aus, insbesondere Anschriften, Nachnamen, Namen und Vatersnamen von Personen, Straßennamen, Daten und Uhrzeiten von Ereignissen. Am Ende lesen Sie den Text unbedingt noch einmal durch und vergewissern Sie sich, dass Ihr Gesprächspartner alles richtig aufgeschrieben hat. Hören Sie aufmerksam zu, wenn Sie eine Nachricht am Telefon entgegennehmen. Wenn Sie Fragen haben, klären Sie diese sofort.
Schritt 6
Unter dem Haupttext stehen die Position, der Nachname und die Initialen des Leiters, der die Telefonnachricht unterzeichnet hat: "Leiter des Bildungsministeriums Petrov P. P." Das ausgehende Dokument muss auch seine persönliche Unterschrift enthalten.
Schritt 7
Geben Sie unten auf der Seite Informationen zu den Mitarbeitern ein, die mit der Telefonnachricht gearbeitet haben. In der Regel stehen links die Position, der Nachname und die Initialen des Absenders, seine Bürotelefonnummer sowie Datum und Uhrzeit der Übermittlung. Auf der rechten Seite finden Sie Informationen über die Person, die das Dokument entgegengenommen hat: Position, Name und Initialen, Telefonnummer, Datum und Uhrzeit der Zulassung.
Schritt 8
Eine ausgehende Telefonnachricht wird in einer Kopie erstellt und in einem speziellen Ordner gespeichert. Es ist besser, eine eingehende Nachricht in zwei Kopien zu haben: Die erste geben Sie dem Manager zur weiteren Arbeit, die zweite legen Sie in einen Ordner zur Aufbewahrung.
