Bei der Kontaktaufnahme mit einigen Organisationen werden Briefe der festgelegten Form verwendet. In solchen Fällen werden Briefvorlagen auf Anfrage ausgegeben. Wenn keine entwickelte Form vorliegt, wird der Brief unter Berücksichtigung einiger Nuancen in beliebiger Form zusammengestellt.
Anleitung
Schritt 1
Erstellen Sie einen Briefkopf.
Sie können die folgenden Informationen angeben - die Position und den Namen des Empfängers, die Position und den Namen des Absenders, die Organisation des Absenders und die Kontakttelefonnummer des Absenders. Wenn sich der Absender in einer anderen Stadt befindet, können Sie die vollständige Postanschrift angeben. Die Kopfzeile befindet sich normalerweise auf der rechten Seite der Seite.
Schritt 2
Geben Sie den Kern des Schreibens an und geben Sie alle notwendigen Kommentare ab.
Versuchen Sie, die Hauptidee in zwei oder drei Sätzen zu formulieren. Und dann kommentieren Sie es und schreiben Sie ggf. genauer. In Geschäftsbriefen ist es wünschenswert, Fakten und Zahlen ohne Emotionen zu platzieren. Briefe mit persönlicher Note sollten persönliche Erfahrungen widerspiegeln.
Schritt 3
Geben Sie das Datum ein und unterschreiben Sie den Brief.
Erläutern Sie gegebenenfalls Ihre Befugnis, auf deren Grundlage das Schreiben verfasst wurde. Eine solche Grundlage kann eine Vollmacht sein.
Schritt 4
Legen Sie erklärende Grafiken, Tabellen, Abbildungen auf ein separates Blatt.
Erwarten Sie nicht, dass der Adressat zusätzliche Informationen anfordert. Möglicherweise haben Sie keine zweite Gelegenheit, eine wichtige Frage zu stellen. Geben Sie daher in prägnanter Form alle notwendigen Nuancen an.
Schritt 5
Lesen Sie die E-Mail vor dem Senden laut vor, damit jemand sie sich anhören kann. Fragen Sie den Assistenten, wie er das Wesentliche des Briefes verstanden hat. Wenn seine Worte nicht mit dem Zweck Ihrer Nachricht übereinstimmen, ist es sinnvoll, den Brief anders zu formulieren, da der Empfänger aus Ihrer Sicht möglicherweise auch das Wichtigste nicht versteht.
