Heutzutage, wo viele russische Unternehmen Geschäftspartner im Ausland haben, ist der Austausch von Delegationen zur Norm geworden. Dies hilft, sich mit der Produktion vor Ort vertraut zu machen, die Mitarbeiter persönlich kennenzulernen, die Situation einzuschätzen und geschäftliche Probleme schnell zu lösen. Beim Treffen mit einer Delegation sind einige organisatorische Aspekte zu berücksichtigen.
Anleitung
Schritt 1
Besprechen Sie in der Vorbereitungsphase die Größe der Delegation, wobei zu berücksichtigen ist, dass Arbeitsprobleme umso schneller gelöst werden, je kleiner sie ist. Wählen Sie außerdem die Aufstellung Ihrer Seite so, dass die Anzahl der Teilnehmer ungefähr der Anzahl derer entspricht, die Sie treffen werden. Besprechen Sie, in welcher Sprache die Verhandlungen geführt werden und bereiten Sie einen Dolmetscher vor, auch wenn die Gäste selbst mitkommen.
Schritt 2
Informieren Sie sich über die Fragen, die für die Lösung dieses oder jenes Delegationsmitglieds zuständig sind, da im Westen die Unterordnung sehr streng eingehalten wird. Sie sollten sich an einen der Gäste wenden, um sich zu vergewissern, dass er gemäß seinen Pflichten ein Auskunftsrecht hat.
Schritt 3
Besprechen Sie im Voraus die Probleme, die gelöst werden müssen, und bereiten Sie alle erforderlichen Materialien vor. Besprechen Sie, welche Dokumente nach Abschluss der Verhandlungen unterzeichnet werden. Vereinbaren Sie einen Zeitplan - wann sie beginnen, wie lange sie dauern und wann es Pausen geben wird.
Schritt 4
Wenn die Delegation von einer ausreichend bedeutenden Person geleitet wird, senden Sie die Einladung so schnell wie möglich, um den Respekt zu betonen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass der Besuch stattfindet und diese Person während dieser Zeit keine anderen Treffen anberaumt.
Schritt 5
Bereiten Sie einen separaten, komfortablen Besprechungsraum vor und stellen Sie sicher, dass jeder Besprechungsteilnehmer einen komfortablen Platz erhält. Tanken Sie Erfrischungsgetränke, Kaffee, Kekse und schöne Gerichte. Vergessen Sie nicht, Aschenbecher aufzustellen, damit sich die Anwesenden während des Meetings eine Zigarette anzünden können.
Schritt 6
Vereinbaren Sie, ob eine Aufzeichnung der Verhandlungen erforderlich ist, das Einverständnis muss von beiden Parteien gegeben werden. Stellen Sie sicher, dass die Gäste mit Blick auf die Tür sitzen, denn dieser psychologische Trick sorgt dafür, dass sie sich entspannter fühlen. Und stellen Sie sicher, dass Sie während des Meetings nicht durch Telefonanrufe abgelenkt werden.
Schritt 7
Es ist besser für ein hübsches und lächelndes Mädchen, die Delegation zu treffen und sie zum Verhandlungsort zu bringen. Sie kann in der Lobby des Gebäudes, in dem die Verhandlungen stattfinden, auf Gäste warten. Wenn die Gäste am Treffpunkt ankommen, ist es notwendig, beide Delegationen sofort einander vorzustellen, damit diejenigen, die neben ihnen sitzen möchten, dies tun können.
