Manche Briefe enden so vage, dass der Adressat verwirrt ist: Er muss den Text noch einmal lesen, um das Wesentliche zu verstehen. Aus Zeitmangel kann es sein, dass der Empfänger den Brief wegwirft oder etwas zur Ablenkung tut und sich nicht mehr mit der angegebenen Situation beschäftigt. Ein klares, prägnantes und kompetentes Ende unterstreicht den Respekt gegenüber dem Leser und hilft, schnell auf eine Bitte oder Forderung zu reagieren.
Anleitung
Schritt 1
Formulieren Sie in drei Punkten, was Sie sagen wollten. Es mag den Anschein haben, dass die Gedanken klar dargestellt werden, aber die Wahrnehmung von Informationen hängt vom Zustand des Lesers ab. Lesen Sie daher den Text noch einmal und schreiben Sie drei Hauptgedanken getrennt auf. Dies können Fakten, Daten, Namen usw. sein. Emotionen sind hier nicht erforderlich, schreiben Sie kurz, in wenigen Worten, denn Sie müssen nur zusammenfassen, sich an die wichtigsten Punkte erinnern.
Schritt 2
Schreiben Sie drei Aktionen für den Empfänger der E-Mail auf. Die Reaktionen der Menschen können unvorhersehbar sein. Es scheint Ihnen möglich zu sein, eindeutig auf die präsentierten Informationen zu reagieren, aber eine Person tut dies je nach individuellen Gewohnheiten und Absichten. Wenn Sie nicht klar sagen, was Sie vom Leser erwarten, wird er es nicht verstehen oder sagen, dass er es nicht verstanden hat.
Schritt 3
Ordnen Sie die Liste aus den vorherigen Schritten in absteigender Reihenfolge der Wichtigkeit an. Das Ende des Briefes gleicht manchmal dem letzten Wort bei der Gerichtsverhandlung: Davon hängen der Eindruck des Briefempfängers, Schlussfolgerungen und Konsequenzen ab. Entfernen Sie Elemente aus der Liste, die weggelassen werden können, ohne die Bedeutung der Nachricht zu beeinträchtigen. Platzieren Sie die restliche Shortlist am Ende des Briefes, damit der Leser nichts übersieht.
Schritt 4
Geben Sie den Zeitrahmen an. Wenn Sie auf eine Reaktion auf den Brief warten, geben Sie Ihre Erwartungen genau an. Manche Leute neigen dazu, bis zum letzten zu warten, daher ist die Angabe einer bestimmten Zeit möglicherweise nicht überflüssig.
Schritt 5
Hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten. Ihr Gesprächspartner sollte Ihr Telefon schnell finden können. Nehmen Sie solche Situationen vorweg und fügen Sie für alle Fälle die notwendigen Informationen in den Brief ein, auch wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger sie hat.
Schritt 6
Seien Sie höflich, sagen Sie etwas Nettes, danke für Ihre Zeit. Der Adressat wird bereitwilliger reagieren und sich schneller melden, wenn ihm der Brief gefällt oder ihn vor unangenehmen Erlebnissen bewahrt.
Schritt 7
Unterschreiben Sie die Nachricht unbedingt mit Ihrem Namen: So entsteht das Gefühl echter Kommunikation. Es ist wichtig für die Person, sich auf die Antwort zu konzentrieren und sie verantwortungsvoll zu nehmen. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran und die Leute werden Sie genauso behandeln.
