Jeder öffentliche oder Berufsverband hat ein Leitungsgremium, das in der in seiner Satzung festgelegten Häufigkeit alle interessierten Parteien zu Berichterstattungs- und Wahlversammlungen einberufen muss. Der Zugang zu solchen Treffen steht allen Mitgliedern einer bestimmten Gesellschaft oder Delegierten von Teilnehmergruppen offen, die ihr Recht zur Teilnahme an deren Aktivitäten wahrnehmen.
Anleitung
Schritt 1
Denken Sie an die Tagesordnung des Meetings. Da der Bericht und die Wahlen zu den wichtigen Themen gehören, wird in diesem Fall mit einer maximalen Wahlbeteiligung gerechnet. Daher können Sie neben diesen Themen weitere drängende Themen auf die Tagesordnung setzen, die Sie mit den Mitgliedern Ihres Verbandes diskutieren. Legen Sie Zeit und Ort der Berichterstattung und Wahlversammlung fest. Der Raum, in dem die Veranstaltung stattfinden soll, muss öffentlich und geräumig genug sein, um alle aufzunehmen.
Schritt 2
Informieren Sie alle Interessierten über die Berichterstattung und Wahlversammlung. Dazu müssen Sie Einladungen mit Angabe der Tagesordnung, des Datums und des Ortes der Sitzung versenden. Veröffentlichen Sie Bekanntmachungen mit diesen Informationen an Orten, an denen sie für die meisten Mitglieder des Vereins sichtbar sind. Platzieren Sie bei Bedarf eine solche Anzeige in den Medien und im Fernsehen.
Schritt 3
Vereinbaren Sie, dass die Teilnehmerregistrierung eine halbe Stunde vor Beginn des Meetings beginnt. Ordnen Sie eine ausreichende Anzahl von Registraren zu, damit zu Beginn der Veranstaltung alle Besucher die Möglichkeit haben, ihre persönlichen Daten einzugeben. In der Regel sind dies Nachname, Vorname und Patronym, Organisation oder deren Gliederung, Anschrift des Melde- oder Wohnorts, Kontaktdaten.
Schritt 4
Wählen Sie den Vorsitzenden und den Sekretär der Versammlung. Bitte beachten Sie, dass der Vorsitzende Ihres gewählten Gremiums nicht zum Vorsitzenden der Versammlung gewählt werden kann. Gegebenenfalls, wenn es die Satzungsurkunden vorsehen, einen Vollmachtenausschuss wählen, der die Befugnisse der Stellvertreter prüft, wenn diese aus Gruppen von Mitgliedern des Vereins gewählt werden.
Schritt 5
Die Sekretärin muss das Protokoll führen. Geben Sie im Protokoll an, wie viele Delegierte oder Mitglieder des Vereins bei der Versammlung anwesend waren, wer zum Vorsitzenden, zum Sekretär gewählt wurde und mit welchen Abstimmungsergebnissen.
Schritt 6
Der Vorsitzende des gewählten Gremiums erstattet Bericht über die geleistete Arbeit. Spiegeln Sie im Protokoll das Gesamtvotum mit einer Bewertung wider – ob es als zufriedenstellend anerkannt wird oder nicht. Die Versammlung muss Vorschläge für eine neue Zusammensetzung des gewählten Gremiums anhören, jeden Kandidaten einzeln diskutieren und abstimmen. Notieren Sie die Abstimmungsergebnisse im Protokoll.
Schritt 7
Nachdem alle in der Tagesordnung umrissenen Punkte besprochen wurden, muss der Versammlungsleiter diese schließen und zusammen mit dem Schriftführer das Sitzungsprotokoll unterzeichnen.
