Archiveinrichtungen bewahren nicht nur Dokumente auf, sondern ermöglichen den Bürgern auch den Zugang zu Archivinformationen. Eine Möglichkeit, diese Möglichkeit zu realisieren, ist der Zugriff auf Archivdokumente in den Lesesälen. Werfen wir einen genaueren Blick darauf, wer die Lesesäle besuchen kann und wie sie funktionieren.
Lesesäle im historischen Staatsarchiv werden benötigt, damit Besucher mit Dokumenten arbeiten können. In der Regel arbeiten Forscher mit Dokumenten, um wissenschaftliche Arbeiten, Artikel, Bücher zu schreiben sowie Stammbäume zu erstellen.
Um in den Lesesaal zu gelangen, müssen Sie mit einem Personalausweis (Reisepass, Führerschein) ins Archiv kommen, ein Antragsformular und einen Antrag mit Angabe des Arbeitsthemas ausfüllen. In vielen Archiven ist dies mittlerweile per E-Mail möglich, indem eingescannte Dokumente verschickt und beim Besuch des Lesesaals im Original vorgelegt werden müssen.
Diejenigen, die Verwandte suchen, deren Informationen für die letzten 75 Jahre erforderlich sind, benötigen Dokumente, die die Verwandtschaft mit ihnen belegen. Wenn Sie also Informationen über den Beitritt zum Komsomol Ihres Großvaters väterlicherseits benötigen, müssen Sie die Dokumente Ihres Vaters und Ihre Dokumente bei sich haben (Geburtsurkunde, Reisepässe, aus denen Sie den Nachnamen verfolgen können, sowie eine Heiratsurkunde) für Frauen). Außerdem muss ein Mitarbeiter des Lesesaals die Besucher mit den Arbeitsregeln vertraut machen.
Nach der Schreibarbeit im Lesesaal erhält der Besucher Orientierungshilfen und andere methodische Hilfsmittel: Listen, Inventarverzeichnisse, Verzeichnisse, Kataloge).
Das Archivinventar ist ein Archivverzeichnis, das eine systematisierte Liste der Speichereinheiten des Archivbestands, der Sammlung enthält und für deren Buchführung und Offenlegung des Inhalts bestimmt ist.
Der Besucher erstellt eine Anfrage, in der er die ausgewählten Fälle angibt. Begrenzungen der Fallzahl werden von den Archiven gemäß den Arbeitsregeln festgelegt. Der Forscher kann die Akten nicht sofort, sondern nach der ebenfalls durch die Archivordnung festgelegten Zeit erhalten. Normalerweise beträgt der Zeitraum 1 bis 3 Tage. Tatsache ist, dass Tausende von Dokumenten in den Archiven gespeichert sind und es einfach unmöglich ist, sie schnell wieder aufzunehmen. Fälle werden in großen Archiven aufbewahrt, die sich sogar in verschiedenen Gebäuden befinden können, wenn das Archiv mehrere Gebäude hat. Daher braucht es Zeit, um Fälle zu finden. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter vor der Ausstellung jeden Fall Blatt für Seite durchgehen und das Vorhandensein aller Dokumente protokollieren. Erst danach können die Koffer in den Lesesaal gelangen.
Sie müssen auch darauf vorbereitet sein, dass bestimmte Dokumente für Benutzer geschlossen werden können. Dies liegt an der Geheimhaltung einiger Informationen (Staatsgeheimnisse, persönliche Informationen usw.). Eingeschränkte Dokumente können nur von Archivmitarbeitern eingesehen werden. Wenn der Forscher bestimmte Informationen aus solchen Dokumenten benötigt, kann er ein Zertifikat (sozialrechtliche oder thematische Anfrage) bestellen, das innerhalb des festgelegten Zeitrahmens erstellt wird.
Darüber hinaus kann die Einschränkung manchmal auf den schlechten physischen Zustand des Dokuments zurückgeführt werden.
Nach der Ausgabe an den Lesesaal hat der Forscher das Recht, mit Dokumenten zu arbeiten und Auszüge daraus zu machen. Das Kopieren (Fotografieren, Scannen, Fotokopieren) ist in der Regel eine kostenpflichtige Dienstleistung.
Nachdem der Forscher die notwendigen Arbeiten erledigt hat, werden die Akten an den Mitarbeiter des Lesesaals übergeben, der sie in den Archivspeicher überführt. Die Archivarinnen und Archivare prüfen Seite für Seite das Vorhandensein und den Zustand der Dokumente und legen sie dann ein.
Es wurden bestimmte Regeln dafür entwickelt, was im Lesesaal getan werden kann und darf. So ist es zum Beispiel strengstens verboten, Essen in den Lesesaal mitzubringen, in Oberbekleidung, mit großen Taschen und Päckchen zu kommen. Es ist besser, mit Handschuhen mit Dokumenten zu arbeiten - auf diese Weise können Sie deren Sicherheit verlängern und sich vor Staub schützen. Tatsache ist, dass nach dem Umblättern mit den Fingern schweiß-fettige Spuren auf dem Papier auf den Blättern zurückbleiben, die es auch zerstören. Sie können die Blätter natürlich nicht zerreißen, aus dem Etui reißen, darauf schreiben. Schließlich enthält jedes Archivdokument eine Historie. Er ist einzigartig in sich. Je länger wir Dokumente speichern können, desto länger können sie uns zu unserem Vorteil dienen.
