Pressekonferenzen sind ein wichtiger Bestandteil der PR-Aktivitäten eines jeden Unternehmens. Dank ihnen können Medien und interessierte Öffentlichkeit aktuelle Informationen buchstäblich aus erster Hand von den offiziellen Vertretern einer bestimmten Organisation erhalten und das Management von Unternehmen zu den für sie wichtigsten Themen Stellung nehmen. Aber damit die Pressekonferenz wirklich gute Ergebnisse bringt, muss sie richtig organisiert werden.
Anleitung
Schritt 1
Wenn Sie mit der Organisation und Durchführung einer Pressekonferenz beauftragt sind, legen Sie zunächst fest, welches Ziel Sie erreichen möchten: über den Erfolg Ihres Unternehmens berichten, die Öffentlichkeit auf ein Problem aufmerksam machen, eine bestimmte öffentliche Person in einem gewinnenden Licht präsentieren usw.. S. Dann wählen Sie Ort und Zeit für die Pressekonferenz. Denken Sie daran, dass diese Aktivitäten am besten in der Mitte der Arbeitswoche (Dienstag-Mittwoch-Donnerstag) vormittags oder nachmittags, jedoch spätestens um 16:00 Uhr durchgeführt werden.
Schritt 2
Wählen Sie einen Ort für die Durchführung einer Pressekonferenz basierend auf den organisatorischen Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der geplanten Gäste. Bitte beachten Sie, dass für Pressevertreter ausreichend Sitzplätze erforderlich sind. Stellen Sie im Voraus sicher, dass im Raum Mikrofone, Projektionswände (falls erforderlich) und freier Platz für die Installation von TV-Kameras vorhanden sind.
Schritt 3
Erstellen Sie eine Liste von Medien und Organisationen, deren Vertreter Sie gerne bei Ihrer Veranstaltung sehen möchten. Erstellen und versenden Sie Pressemitteilungen und Einladungen mindestens zwei Wochen vor Ihrer geplanten Veranstaltung. Es empfiehlt sich, nach Versand der Einladungen die Adressaten persönlich anzurufen und sich über ihre Entscheidung zur Teilnahme oder Nichtteilnahme an der Pressekonferenz zu informieren. So geben Sie nicht nur die Anzahl der zukünftigen Gäste an, sondern erinnern zusätzlich an Ihre Veranstaltung, wenn die Leute dies vergessen oder Ihre Pressemitteilung nicht erhalten haben.
Schritt 4
Bereiten Sie die notwendigen Präsentationsmaterialien für alle zukünftigen Teilnehmer der Pressekonferenz vor. Die Teilnehmermappe enthält normalerweise eine Kopie der Pressemitteilung, eine Liste der Offiziellen, die bei der Pressekonferenz mit ihren vollständigen Namen und Positionen sprechen, eine Tagesordnung (Reihenfolge und Themen der Reden), Werbe- und Werbematerialien. Viel besser sieht es aus, wenn alle Präsentationsmaterialien für jeden Teilnehmer als einzelnes Set in einer Firmenmappe mit dem Logo der Organisation gestaltet sind.
Schritt 5
Wenn Sie planen, eine Akkreditierung für Teilnehmer einzuführen, informieren Sie diese vorab und teilen Sie ihnen mit, welche Daten Sie dafür benötigen (Name, Position, Passdaten etc.). Bereiten Sie im Voraus Namensschilder für alle Teilnehmer und Karten vor, die auf den Tischen mit den Namen und Titeln der Referenten angebracht werden. Wenn die Pressekonferenz lange genug geplant ist, sorgen Sie für angenehme Bedingungen für die Teilnehmer: ein Buffet mit Getränken und Snacks, Raucherzimmer und Toiletten, Ruhepausen einplanen.
Schritt 6
Wenden Sie sich nach der Pressekonferenz unbedingt an die Redaktionen der anwesenden Medien und erkundigen Sie sich nach den daraus entstandenen Materialien. Fordern Sie Kopien von Veröffentlichungen an, wenn nicht vorher vereinbart.
