Wenn Ihre Organisation mit der Durchführung einer wissenschaftlichen Tagung beauftragt ist oder wird, ist dies nicht nur eine ehrenvolle Funktion, sondern auch eine große organisatorische Arbeit, bei der all die kleinen Dinge berücksichtigt werden müssen.
Anleitung
Schritt 1
Bilden Sie ein Organisationskomitee der Konferenz, dessen Zusammensetzung durch Bestellung bestimmt wird. Benennen Sie einen Vorsitzenden, der die Ausschussmitglieder leitet und koordiniert. Bestimmen Sie den Zeitpunkt der Konferenz und die Bedingungen des eingesetzten Komitees. Geben Sie in der Bestellung an, wie Sie für die Mitarbeiter bezahlen, die Mitglieder sind. Versenden Sie die Ankündigung der Konferenz und geben Sie im Anhang die Anforderungen an die Berichte, den Umfang der Abstracts und die Frist für deren Einreichung an.
Schritt 2
Entscheiden Sie sich für die Finanzierungsquellen, dies kann eine gezielte Finanzierung aus dem Budget sein, die Einwerbung von Sponsoren und Geldern der Konferenzteilnehmer selbst.
Schritt 3
Versenden Sie Einladungen an alle potenziellen Konferenzteilnehmer und das geplante Programm der Konferenz. Bestimmen Sie die Anzahl der Teilnehmer und Referenten, die ihre wissenschaftlichen Entwicklungen und Forschungsergebnisse mit Kollegen teilen möchten. Fragen Sie die Teilnehmer, ob sie ein Hotelzimmer buchen und reservieren möchten.
Schritt 4
Vereinbaren Sie mit der Druckerei, die Abstracts der Berichte in einer separaten Broschüre zu veröffentlichen und ggf.
Schritt 5
Ermitteln Sie je nach Teilnehmerzahl Ihren Raumbedarf und mieten Sie einen speziellen Raum, der für solche Veranstaltungen ausgestattet ist. Überlegen Sie, welche Geräte zusätzlich ausgestattet werden müssen, prüfen Sie die Verfügbarkeit der erforderlichen Anzahl von Computeranschlüssen, Projektionswänden usw. Denken Sie an den Betrieb des Buffets, an dem die Tagungsteilnehmer in den Pausen eine Tasse Kaffee und einen Snack genießen können.
Schritt 6
Überlegen Sie sich das Konferenzprogramm, teilen Sie es ggf. in Abschnitte auf. Überlegen Sie, wo solche Abschnitte gehalten werden können. Betrachten Sie die Reden der Konferenzgäste, Organisatoren und Teilnehmer des Programms. Bestellen Sie Briefpapier für Konferenzteilnehmer - Abzeichen, Notizblöcke und Stifte sind Standard.
Schritt 7
Erstellen Sie Pakete mit Dokumenten, Werbematerialien und Briefpapier, die zusammen mit Badges an die Konferenzteilnehmer verteilt werden.
