Die Organisation einer Konferenz ist ein Prozess, für den mindestens drei Monate eingeplant werden müssen. Natürlich kennt die Geschichte viele Beispiele für eine erfolgreiche Vorbereitung von Konferenzen in wenigen Tagen, aber damit die Veranstaltung vollständig den Normen entspricht, dauert es mindestens drei Monate.
Anleitung
Schritt 1
Bestimmen Sie zunächst Thema und Art der Konferenz, abhängig davon wird zukünftig der Saal ausgewählt und das Programm der Veranstaltung zusammengestellt.
Schritt 2
Der nächste Punkt ist das Programm der Aufführungen und alles, was damit zusammenhängt. Legen Sie die Konferenzzeit, die Anzahl der Teilnehmer, die Anzahl der Pausen, die Start- und Endzeit der Konferenz fest. Stimmen Sie das Timing mit den Referenten ab.
Schritt 3
Mieten Sie eine Halle nach Ihren Vorstellungen. Es sollte geräumig und komfortabel genug sein, um die Teilnehmer aufzunehmen, deren Anzahl im vorherigen Schritt angegeben wurde. Der Saal sollte mit einem Beamer oder Plasmapanel sowie einer Tribüne für Redner ausgestattet sein.
Schritt 4
Beginnen Sie mindestens zweieinhalb Monate vor der Konferenz mit der Teilnehmerrekrutierung. Erstellen Sie Einladungen, die den Ort, die Uhrzeit und den Namen der Konferenz sowie den Inhalt der Konferenz enthalten. Achten Sie auf ein Gleichgewicht zwischen Kürze und Zugänglichkeit des präsentierten Materials. Rufen Sie an und versenden Sie E-Mails, überreichen Sie Einladungen persönlich an die wichtigsten Gäste der Konferenz oder versenden Sie diese per Post.
Schritt 5
Alle Konferenzmitarbeiter müssen bei der Konferenz einen Ausweis mit ihrem Nachnamen, Vornamen und Titel tragen. Optimalerweise sollte die Position gleich sein - "Organisator". Am Tag der Konferenz muss die Mitgliederversammlung eine Stunde vor Anmeldebeginn sein. Platzieren Sie Mitarbeiter in der Lobby des Gebäudes, am Ausgang des Aufzugs usw. Dies ist erforderlich, wenn Sie mehrere Umdrehungen machen müssen, um zum Check-in-Schalter zu gelangen.
